Prozesslandkarten gehören in vielen Energieversorgungsunternehmen und Stadtwerken zum Standard. Ihr Potenzial wird jedoch häufig nicht ausgeschöpft. Angesichts wachsender regulatorischer Anforderungen, komplexer Marktprozesse und wirtschaftlichen Drucks können sie helfen, die Ablauforganisation transparenter, effizienter und besser steuerbar zu machen.
Richtig eingesetzt, schaffen Prozesslandkarten Klarheit über Prozesse, Zuständigkeiten und Schnittstellen. Sie erleichtern und verbessern die Kommunikation und Zusammenarbeit über Fachbereiche hinweg und schaffen eine Grundlage für Standardisierung und Digitalisierung. Ihr besonderer Wert liegt dabei nicht in der reinen Auflistung dokumentierter Prozesse, sondern im strukturierten Blick auf die gesamte Prozesslandschaft: auf Ende-zu-Ende-Prozessketten, ihr Zusammenwirken und ihre Abhängigkeiten. So werden zielgerichtete Analysen und fachbereichsübergreifende Diskussionen über Optimierungspotenziale entlang der Wertschöpfungskette möglich.
Ein Abgleich der bestehenden Prozesslandkarte mit marktrollenspezifischen Musterprozesslandkarten kann erste wichtige Erkenntnisse liefern:
- Fehlen Prozesse, die beispielsweise aufgrund neuer regulatorischer Anforderungen notwendig sind?
- Wäre eine klarere Zuordnung von Prozessen oder Teilprozessen zu Marktrollen, etwa VNB und gMSB, hilfreich?
- Sollte die Strukturierung und Gruppierung weiterentwickelt werden, damit fachbereichsübergreifende Zusammenhänge besser erkennbar sind?
Dabei sind stets die individuellen Gegebenheiten des jeweiligen Unternehmens zu berücksichtigen. Ob z. B. ein Netzbetreiber ein Flächennetz, ein Stadtnetz oder eine Kombination davon betreibt, wirkt sich auf seine organisatorische Aufstellung und damit auf seine Prozesse aus.
Sind alle relevanten Prozesse sinnvoll strukturiert und unternehmensspezifisch erfasst, wird die Prozesslandkarte zu einem praktischen Analyse- und Steuerungsinstrument. Sie bildet nicht nur die Ablauforganisation ab, sondern hilft, konkrete Handlungsbedarfe systematisch zu identifizieren. Für eine intuitive Darstellung kann sie beispielsweise als Heatmap visualisiert werden. Entscheider*innen und Prozessverantwortliche erhalten so Orientierung auf den unterschiedlichen Abstraktionsebenen einer Prozesslandkarte. Aus einer häufig nur für Audits gepflegten Dokumentation wird eine belastbare Grundlage für die Weiterentwicklung und Steuerung der Prozesslandschaft.
Damit die Prozesslandkarte die Organisationsentwicklung bestmöglich unterstützt, braucht es für Optimierungsvorhaben eine klare Fragestellung, z. B.
- Wie kann die Steuerung der Wertschöpfung verbessert werden?
- Wie können Ineffizienzen durch mehr Transparenz und klarere Schnittstellen reduziert werden?
- Wo muss Standardisierung als Voraussetzung für Digitalisierung und den Einsatz von KI erhöht werden?
Auf Basis einer geschärften Zielrichtung lassen sich dann die relevanten Prozesse identifizieren, gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen bewerten und für die Detailbetrachtung und Optimierung priorisieren.
Für die Steuerung und ein kontinuierliches Monitoring bietet es sich an, die Prozesslandkarte in einem geeigneten Prozessmanagement-Tool abzubilden und mit Rollen, Verantwortlichkeiten, IT-Systemen sowie Prozesskennzahlen zu verknüpfen. Rollen und Verantwortlichkeiten geben Orientierung, wer für einen Prozess oder Prozessabschnitt Ansprechpartner ist. Die Verknüpfung von IT-Systemen und Prozessen liefert vor Systemumstellungen ein vollständiges Bild über den Einsatz eines Systems und unterstützt zugleich Fragestellungen zu IT-Sicherheit, NIS-2 und BCM.
Auch die beste Prozesslandkarte entfaltet ihren vollen Mehrwert allerdings erst dann, wenn sie breit kommuniziert und im Arbeitsalltag verankert wird. Das geht weit über eine Veröffentlichung im Unternehmensportal hinaus. Bereits beim Onboarding neuer Mitarbeitender kann sie die Wertschöpfung des Unternehmens und den individuellen Beitrag dazu verdeutlichen. Besonders wirksam wird das Denken in übergreifenden Prozessen gefördert, wenn bei Problemen, Verantwortungsklärungen und Optimierungsmaßnahmen die Prozesslandkarte und die dokumentierten Ende-zu-Ende-Prozesse für die Erarbeitung fachbereichsübergreifende Optimierungsmöglichkeiten herangezogen werden. So entsteht ein gemeinsames Verständnis für die gesamte Wertschöpfungskette, ihre Zusammenhänge und gegenseitige Abhängigkeiten.
Auch über das eigene Unternehmen hinaus ist ein Austausch über die Prozesslandschaft und Kernprozesse der Branche sehr wertvoll. Mit dem BET-ProzessZirkel bieten wir Ihnen einen Rahmen für entsprechenden fachlichen Austausch. Ein wesentlicher Bestandteil ist die Durchführung von Prozessbenchmarks mit anschließender Vorstellung, Einordnung und gemeinsamer Diskussion der Ergebnisse. So können Sie praxisnahe Stellhebel zur Weiterentwicklung Ihrer Prozesse identifizieren.
Wenn Sie Fragestellungen rund um Ihre Prozesslandkarte und deren effektiven Einsatz für die Optimierung und Weiterentwicklung Ihrer Ablauforganisation oder die Teilnahme am BET-ProzessZirkel haben, sprechen Sie uns gerne an. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen zusammen Ihre Prozesslandkarte als Grundpfeiler Ihres Prozessmanagements weiterzuentwickeln.
Dr. Aulis Telle
Manager
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Fiona Lecour
Senior Consultant
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Nikolai Falter
Manager
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